Sono tantissime le aziende e gli studi professionali alle prese con il difficile compito di organizzare l’archivio aziendale.
Spesso lo spazio occupato da montagne di fogli e fascicoli rischia di immobilizzare risorse preziose, ma siamo così immersi nelle attività giornaliere da non renderci conto immediatamente del problema.
Ecco 4 indizi che dimostrano l’esigenza di un’immediata riorganizzazione degli spazi:
TROPPI DOCUMENTI SPARSI IN GIRO PER GLI UFFICI
Un ottimo motivo per organizzare l'archivio aziendale.
Non è solo questione di disordine. Quando i flussi documentali aumentano o vengono lasciati alla deriva per anni, il rischio è che pratiche e fatture invadano lo spazio a loro destinato e raggiungano uffici e scrivanie.
LA SEGRETARIA SCOMPARSA
La tua segretaria impiega più di un minuto per individuare il documento che hai richiesto?
Possono esserci due potenziali spiegazioni: si è fermata alla macchinetta del caffè per una pausa o è rimasta travolta sotto una valanga di faldoni e fogli di carta.
TEMPI DI RISPOSTA INFINITI
Una gestione documentale efficiente equivale anche ad un miglior servizio offerto al cliente. Perdere tempo tra montagne di carta stampata farà perdere tempo a te e accrescerà l’impazienza del cliente in attesa di risposta.
DOCUMENTI SMARRITI IN AUMENTO
Inutile prendersela con il personale distratto e impreparato a gestire un lavoro di catalogazione che spetterebbe a degli esperti. Un archivio caotico e disorganizzato è sintomo di un grosso problema. Meglio ri-organizzare l'archivio aziendale al più presto prima che qualche documento importante vada irrimediabilmente perduto.
